보고서 작성의 기본

목적에 따라 달라지겠지만 보고서는 기본적으로 '추진배경- 현황 및 필요성- 주요내용-향후일정' 이라는 목차 형식으로 쓰여진다.  

 

1. 추진배경

추진배경은 왜 이 보고서를 쓰게 되었는지를 작성하는 목차다. 초짜때는 대단한 걸 추진하는 것마냥 작성했는데 요즘은 전달하고자 하는 바를 정확하게 전달하는 데 중점을 둔다. 

 

예컨대  '4차산업혁명 시대를 선도할 수 있는 일하는 방식 혁신이 필요' 라는 거창한 문구보다는 '자유로운 의견 개진이 가능하도록 업무 프로세스의 변경이 필요'라는 식으로 왜 이 보고서를 쓰게 되었는지의 이유를 명확하게 드려내려고 쓴다. 

 

2. 현황 및 문제점

현황이랑 문제점은 같은 목차로 쓰는 경우가 많은데 사실 둘의 차이가 애매한 경우가 많다. 현황이 곧 문제점을 보여주는 경우가 많기 때문이다. 인구감소에 대한 대응방안 보고서를 쓸때 인구감소 현황은 그 자체가 문제점이 될 수 있다. 물론 현황으로 인구감소 추이를 보여주고, 그 대안으로 실시됐던 정책의 문제점을 적시해주는 방향으로 현황과 문제점이 서로 다른 초점을 맞추는 경우다 가능하다. 

 

적절한 현황이 제시될수록 보고서의 신뢰도는 높아지기 때문에 관련된 통계나 데이터를 잘 찾아서 보고서에 담는게 좋다. 다만 너무 방대한 현황자료는 오히려 보고서의 집중력을 낮추는 원인이 되기 때문에 그 중에서 가장 중요한 현황을 담는게 가장 좋다.

 

여담으로 문제점은 이미 보고서를 쓰게 된 시점에 관련된 사람들이 공유하고 있는 것일 가능성이 높으므로 생략하거나 혹은 적절하게 추진배경에 녹여 써내는 것이 좋다.

 

3. 주요내용

가장 중요한 부분이다. 분량면에서도 절반이상은 할애해야 하는 목차다. 보통 현황과 문제점에 대해서만 길게 적힌 보고서들이 많은데 보고서에 대한 인상을 나쁘게 만드는 요인중 하나이므로 최대한 빨리 주요내용을 넘어가는게 좋다. 보여줄 현황이 많으면 첨부자료로 돌리는 게 좋다.

 

주요내용은 최대한 생각을 입체적으로 서술하는게 좋다. 내용은 대응방안일수 있고 새로운 아이디어 일수도 있다. 성격이 어떻든 나열된 형태로 서술은 지양하는게 좋다. 전달해야 될 내용이 있다면 한발자국만 더 내딛어 보는게 좋다. 총 5개의 전달내용이 있다면 이 다섯개를 그대로 열거하지 말고 두개나 세개의 더 상위 범주로 엮을 순 없는지 고민해 보는게 좋다. 식상하긴 한데 내부-외부, 하드웨어-소프트웨어, 현재-미래 등 범주로 묶어서 내용을 구성하면 더 입체적인 보고서를 만들 수 있다. 다른 글에서 주구장창 강조하고 있는 범주화 방법을 주요내용에 집어넣으면 좋다.

 

중요한건 'so what'과 'so how'에 대한 대답이 될 수 있는 내용들을 담아내야 한다는 것이다. 그래서 뭐, 그래서 어떻게 라는 질문에 답이 될만한 내용들을 담고 있어야 좋은 보고서라고 할 수 있다. 상사가 이런이런 트렌드에 대해서 조사해보라고 시켰을때 해당 현황만 주구장창 조사하는 것보다 그 트렌드 현황을 바탕으로 상사가 무엇을 어떻게 판단하려는지의 맥락을 읽고, 그 고민을 덜어줄 수 있는 내용들을 담는게 좋다. 

 

4. 향후계획

문제점에 대한 해결방안들이 담긴 보고서였다면, 향후계획에는 이 해결방안들을 구체적으로 어떤 방식과 순서로 진행할지에 대한 실행계획들이 담겨야 한다. 간혹 다른 부서로부터 협조를 구할 사항들이 이 목차에 담기기도 한다.