한장 보고서 만들기 2

'한장 보고서'가 중요해진 이유는 바쁜 상사에게 핵심만 전달해야 했기 때문일 것이다. (혹은 불안한 보고 시간.. 손 허전하지 않도록 뭐라도 쥐어드려야 했기에?) 한장 정도의 분량 안에 짜임새 있는 보고를 완료해야 하는 상황들이 많기에 필연적이었을지도 모른다. 결국 보고서는 상사에게 구두 설명 시 활용할 유일하면서 가장 강력한 도구였을 것이다. 그때서야 비로소 한장 보고서의 목표를 완수했다 봐야 한다. 매끄럽게 보고가 이뤄지지 않으면 애써 작성한 보고서 신뢰도도 떨어진다. 그래서 보고서는 보고 상황까지 고려해 작성되어야 한다.

 

보고 상황을 염두에 두고 작성된 보고서는 가독성이 좋다. 마치 설명을 위한 대본으로 작성된 것처럼 말이다. 그렇다고 문어체가 남발되어 있다면 좋은 보고서라 할 수 없다. 보고서의 또다른 특성 중 하나는 소설이나 수필과 달리 읽기위해 작성된 것이 아니라 보기(to see)위해 작성되기 때문이다. 딱딱한 개조식으로 작성되어 있으나 내가 논리적으로 말 할 수 있도록 정갈한 순서로 정리되어 있어야 하는 것이다.

 

예를 들어보자. 우리팀은 올해 기존과는 다른 새로운 형태의 포럼을 기획했고, 그 포럼의 진행여부를 결정권자로부터 승인받기 위한 보고서를 작성 한다고 가정한다. 이 보고서의 목적은 올해 포럼이 작년 포럼과는 다른 결과를 가져올 수 있을것이란 믿음을 상사에게 심어줘야 한다는 것이다. 

 

마치 대본을 쓰는 것처럼 보고서를 작성해본다.

 

먼저 왜 이 보고서를 쓰게 되었는지를 이야기 하며 시작하고 싶다. 눈에 띠는 박스안에 색깔도 넣어서 결론을 맨위에 배치한다. "올해는 기존과는 다른 ㅇㅇㅇ의 방식을 적용한 포럼을 추진하고자 합니다." - 보고내용 요약

 

왜 꼭 그렇게 해야만 하는지 물어보고 싶으시죠? "기존의 포럼은 딱딱한 회의식 포럼으로 진행되어 포럼의 결과로 나온 과제들이 신선하지 않았습니다. 발상의 전환을 가져오는 새로운 아이디어 발굴을 위해 포럼의 형태를 바꾸는 시도를 하고자 합니다." - 추진배경

 

어떻게 할 건지 궁금하시죠? "포럼 참여자는 ~ 구성하고, 포럼의 주제는 ~ 선정하려 합니다. 포럼의 진행은 발상의 전환을 유도할 수 있는 ~ 방식을 적극 도입하고자 합니다. "  - 포럼 개선안

 

그 뒤에 향후 일정과 진행을 위한 관련부서 협조사항들을 이야기 하면서 보고를 마무리 하려 한다.

 

많은 사람들이 기존의 보고서 양식을 그대로 따와 그 안에 본인의 보고내용을 끼어넣는 식으로 작성을 많이 한다. 그러나 보고서는 내가 해야 할 말들을 정갈하게 정리한 최종자료라고 본다면 목차도, 내용도 내가 말하기 편한 방식으로 구성하면 된다. 보편적으로 많이 사용하는 양식들이 분명 여러가지 시행착오 끝에 최적화된 모습이겠지만 구속될 필요 없다. 

 

내가 하고 싶은 핵심적인 내용을 명확하게 정리하고, 정리된 후에 어떻게 말을 해 나갈지에 대한 대본처럼 보고서를 작성하는 훈련이 필요하다(나도~)